Pasar facturas a Holded con IA, sin teclear ninguna.
A fin de trimestre, los clientes de una gestoría mandan las facturas como las tienen: PDFs, fotos de tickets, escaneos torcidos y alguna escrita a mano. Un agente las lee, comprueba que cada una cuadra y la registra en Holded.
Este vídeo de 59 segundos sigue a Elena, de una gestoría, con las facturas del trimestre del bar de Carmen: de pedírselo al Coordinador en una frase a tenerlas en Holded, con solo dos por revisar.
Capítulos
Toca uno y el vídeo salta ahí.
- 0:00Fin de trimestreFacturas de todo tipo y el correo de Carmen con las del bar.
- 0:07Elena se lo pide al CoordinadorArrastra la carpeta del trimestre y lo pide en una frase.
- 0:14El Coordinador lo montaCrea el agente y conecta Gmail y Holded.
- 0:28Factura a facturaLee cada una, la comprueba y, si cuadra, la registra en Holded.
- 0:32Venga como vengaUn ticket en foto y una factura en italiano, sin IVA.
- 0:39Lo que no cuadraLa de la panadería falla por 4,20 €: la marca y no la registra.
- 0:42La app de la gestoría110 en Holded, 2 por revisar y un aviso a Carmen con un toque.
Qué comprueba antes de registrar una factura
El agente no copia lo que lee: lo comprueba. Una factura solo llega a Holded si sus números cuadran.
- Saca el proveedor, su NIF, el número, la fecha y cada tipo de IVA por separado. En hostelería es normal ver el 4, el 10 y el 21 % en la misma factura.
- Suma la base, el IVA y el recargo de equivalencia, resta la retención de IRPF y compara el resultado con el total impreso.
- Clasifica cada factura: nacional, exenta, intracomunitaria o de importación. La de un proveedor italiano que no lleva IVA queda como intracomunitaria.
- Aparta lo que no es una factura y no registra dos veces la misma.
Si una factura no cuadra, no la ajusta: la deja marcada con la diferencia, como la de la panadería del vídeo, que falla por 4,20 €.
Cómo le llegan las facturas al agente
En el vídeo, Elena arrastra la carpeta de Carmen al Coordinador. En el día a día no hace falta ni eso: el agente puede revisar el correo al que escriben los clientes y procesar cada factura que llega, también las que vienen dentro de un ZIP o de una carpeta.
Lee PDFs, fotos y documentos de Office, en español o en otro idioma. Un ticket de supermercado también cuenta como factura de compra, aunque no lleve los datos del cliente.
Holded, conectado con su clave API
Holded se conecta una vez, pegando la clave API de tu cuenta de Holded. A partir de ahí, el agente registra cada factura que cuadra y puede adjuntarle el documento original. Si tu gestoría trabaja con otro programa que se pueda conectar, o con una hoja de cálculo, el montaje es el mismo: solo cambia el destino.
Preguntas frecuentes
¿El agente registra facturas que no cuadran?
No. Si la base, el IVA y las retenciones no dan el total impreso, la deja marcada para revisar, con la diferencia, y no la registra en Holded. En el vídeo, de 112 archivos, 110 quedan en Holded y 2 por revisar.
¿Qué documentos sabe leer?
PDFs, fotos de tickets, escaneos y documentos de Office, también en otros idiomas. Una factura escrita a mano o escaneada de lado también se lee, y lo que no es una factura se aparta.
¿Cómo se conecta Holded?
Con la clave API de tu cuenta de Holded: la pegas una vez al conectarlo y el agente ya puede registrar facturas. La clave se gestiona y se cambia en Holded.
¿Sirve para todos los clientes de la gestoría?
Sí. El agente trabaja cliente a cliente y trimestre a trimestre, y la app enseña lo de cada uno: qué está en Holded, qué falta y por qué. Con un toque, el agente le escribe al cliente para pedirle lo que falta.
¿Cuánto cuesta?
Montarlo es gratis y pagas por el trabajo que hacen los agentes, así que el coste sigue a cuántas facturas se leen. Los planes empiezan en 30 € al mes, con asientos ilimitados.
Transcripción
- 0:00
Fin de trimestre.
- 0:03
Y tus clientes te mandan las facturas, todas de golpe.
- 0:07
Pásale las facturas al Coordinador.
- 0:16
¡Y él lo monta! Un agente que las lee y las registra en Holded.
- 0:29
Lee cada factura y, si cuadra, a Holded.
- 0:32
Venga como venga: un ticket en foto, una intracomunitaria en italiano.
- 0:39
Y si algo no cuadra, te avisa.
- 0:42
¡Ciento diez facturas en Holded, y solo dos por revisar!
- 0:50
Y el finde, libre.
- 0:53
¿Qué quieres automatizar?